Våra tips för framgångsrika digitala möten

Det finns många fördelar med digitala möten framförallt är det tidseffektivt då du minimerar resor och frigör utrymme för andra uppgifter under dagen. Det kan minska stresspåslag och inte minst vår miljöpåverkan. Digitala lösningar blir heller aldrig gamla, utan det kommer hela tiden uppdateringar och nya tjänster, så vi är övertygade om att digitala möten med hjälp av den digitala världen kommer bli både enklare och snabbare med tiden.

Att tänka på inför mötet

Det tekniska

Vi börjar med det praktiska - den tekniska setup:en vilket givetvis är en huvudspelare som ger dig förutsättningar för att kunna hålla mötena utan onödigt strul. För vem har inte suttit i ett möte där uppkopplingen är långsam? Eller haft fel kabel för att kunna koppla in datorn och dela sin skärm? Det vill vi givetvis undvika. Så se till att ni har rätt hårdvara - dator, kablar, kamera, ljud osv. och addera mjukvaran som passar er bäst. Här finns det mängder att välja på, två plattformar som vi använder är whereby och Microsoft teams.

Rätt förutsättnngar

För att alla ska vara förberedda så behöver du skicka ut en agenda inför mötet, på så sätt ger du alla förutsättningar att bidra, ni får en samsyn om förväntningar på mötet och det kommer underlätta för dig att hålla ett strukturerat möte. 

Att tänka på under mötet

Fördela ordet

I digitala möten kan en utmaning vara att alla ska ha möjlighet att komma till tals, ett sätt att underlätta är att låta alla deltagare presentera sig själva inledningsvis så alla känner delaktighet från start. Följ agendan för mötet, var lyhörd och fördela ordet mellan deltagarna. Får du inte det gehör du önskar så kan en idé vara att använda chatten till frågor, det kan vara en enklare tröskel att ta sig över för de som inte vill ta plats. Vet du att någon deltagare är försiktigare till att ta ton, så fråga gärna direkt efter deras input.

Roller och uppföljning

Är ni fler deltagare från samma organisation så bestäm innan vem som håller i taktpinnen och vem som säkerställer att allt antecknas. Innan ni avslutar mötet se till att summera och följ sen upp med att skicka ut anteckningarna. För om vi trots förberedelser har haft tekniska utmaningar under mötet så säkerställer vi här att alla får del av samma information och möjlighet att komplettera. 

Flexibilitet utan brus

Fördelen med digitala möten är att det ger dig stor flexibilitet i vart du kan befinna dig, i bilen, på tågstationen, på promenad men se bara till att stänga av mikrofonen när du inte pratar så blockerar du ut onödigt brus för övriga deltagare. Givetvis ser den flexibiliteten olika ut beroende på möte och om du är deltagare eller samordnare.

Personligt engagemang

Vi är alla sociala varelser på olika nivåer så för att få den personliga koppling ska givetvis kameran alltid vara på om ni kör videomöten. Glöm inte bort personerna på andra sidan skärmen, så titta gärna in i kameran när du pratar och inte på skärmen eller på de andra personerna i rummet om ni är fler. Om du vill engagera deltagarna och säkerställa att alla svarar på de viktigaste frågorna så kan du skapa en omröstning. Det finns många digitala verktyg att välja på, mentimeter är ett av dem.

Fokus

Att vara närvarande i ett möte gäller alltid, men kanske viktigare när det sker digitalt. Undvik att ha telefonen nära eller för den delen titta på telefonen, stäng gärna av ljudet. Svara inte på e-post eller jobba med annat under mötet.

Checklista:

• Skicka ut agenda inför mötet. 

• Se till så att alla kan systemen som krävs

• Se till så allt är installerat

• Se till så att ljud & bild funderar innan mötet men ha alltid en reservplan

• Låt alla komma till tas

• Bestäm innan vem som leder mötet och vem som antecknar

• Ha kameran på!

• Muta mikrofonen när du inte pratar (men muta inte för att ha separata diskussioner under mötet)

• Engagera genom chatten eller omröstningar
• Lägg ifrån dig telefonen

• Summera och skicka ut anteckningar

Vi finns här!

Vår spaning är att vi kommer se ännu mer digitala möten framåt, och vi är givetvis redo för att möte era behov och förväntningar på det. Vi kan med trygghet säga att vi har lång vana av att genomföra digitala möten. Oavsett vilka behov ni står inför nu så finns vi ett digitalt möte bort. Läs gärna mer om hur vi jobbar och våra tjänster.

Kom i kontakt med oss!